Privacy policy: come trattiamo i tuoi dati

Chi tratta i tuoi dati

Il titolare del trattamento, cioè chi decide come e perché usare i tuoi dati, è Flag Agency, con sede in via XXXI Maggio 13, 80027 Frattamaggiore (NA), P. IVA 09224551219.

Per tutto quello che riguarda i tuoi dati scrivi a info@flagagency.it oppure per posta all’indirizzo della sede.

Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO): per un’attività come la nostra non è obbligatorio.

Quali dati trattiamo

Quando navighi sul sito

Come quasi tutti i siti, il server che ospita flagagency.it registra in automatico alcune informazioni tecniche a ogni visita: indirizzo IP, data e ora, pagina richiesta, pagina di provenienza, tipo di browser e sistema operativo, esito della richiesta. Sono i cosiddetti log del server. Servono a far funzionare il sito, a difenderlo da attacchi e a capire eventuali errori. Non li usiamo per sapere chi sei.

Il sito non carica caratteri, mappe, video o altri contenuti da server di terzi: finché non clicchi un link esterno, parli solo con il nostro server.

Quando compili un modulo

Sul sito ci sono 13 moduli. Ognuno chiede solo quello che ci serve per risponderti. I campi obbligatori sono segnati con l’asterisco anche nel modulo.

Insieme a quello che scrivi, il modulo ci manda in automatico:

• quale modulo hai usato e la pagina del sito da cui l’hai inviato (solo l’indirizzo della pagina);
• se sei arrivato da una nostra campagna, i parametri UTM del link (per esempio “fonte: newsletter, campagna: autunno”): ci dicono quale campagna ha funzionato, non chi sei.

Non salviamo il tuo indirizzo IP né il tipo di browser insieme alla richiesta. Per bloccare gli invii automatici (spam) il server conta quante richieste arrivano dallo stesso indirizzo IP, ma lo conserva solo come impronta non reversibile (hash) e lo usa solo per 15 minuti.

Nei campi liberi (messaggio, descrizione del problema, motivazione) scrivi solo quello che serve. Ti chiediamo di non inserire dati sulla salute, opinioni politiche o religiose, o altri dati “particolari”: non ci servono.

Se ti candidi all’AI Academy

Per la candidatura ci servono nome e cognome, email, telefono, cosa fai oggi, la materia che ti interessa e qualche riga di motivazione; il link al portfolio è facoltativo. Li usiamo per valutare la candidatura, chiamarti per il colloquio e scegliere i partecipanti (l’Academy ha al massimo 4 posti). Se vieni selezionato ti daremo un’informativa specifica per il percorso.

Se è un’azienda a candidare un suo collaboratore, i dati della persona candidata ci arrivano dall’azienda: in quel caso l’azienda deve averla informata e la persona può leggere questa pagina e chiederci in ogni momento cosa sappiamo di lei. Al primo contatto le diciamo da chi abbiamo ricevuto i suoi dati.

Se ti candidi per lavorare con noi

Dalla pagina Lavora con noi puoi candidarti per una posizione aperta o mandarci una candidatura spontanea. Ci servono nome e cognome, email, la posizione che ti interessa e qualche riga su di te; telefono, link al portfolio o al profilo LinkedIn e CV sono facoltativi. Usiamo questi dati solo per valutare la candidatura e, se il profilo è in linea con quello che cerchiamo, per contattarti e conoscerci.

Il CV si può allegare solo in formato PDF (massimo 5 MB). Lo salviamo con un nome casuale in un’area del server non raggiungibile dal web: non ha un indirizzo pubblico e lo possono scaricare solo gli amministratori del nostro pannello, con accesso personale. Nel CV metti solo quello che serve a valutarti: non servono foto, dati sulla salute, opinioni politiche o religiose. Se ce li mandi lo stesso, li usiamo solo per la selezione.

Le candidature e i CV si cancellano in automatico 12 mesi dopo l’invio. Se vuoi che cancelliamo prima la tua candidatura, basta chiederlo. Se vieni assunto, i dati che servono passano al rapporto di lavoro, con un’informativa specifica.

Se ci scrivi su WhatsApp, per email o al telefono

Se clicchi uno dei pulsanti WhatsApp, si apre l’app WhatsApp con un messaggio già scritto: nessun dato passa dal nostro sito. La chat avviene su WhatsApp, un servizio di WhatsApp Ireland Limited (gruppo Meta), che tratta i tuoi dati come titolare autonomo secondo la sua informativa privacy. Noi vediamo il tuo numero, il nome del profilo e quello che ci scrivi, e li usiamo solo per risponderti.

Lo stesso vale per le email a info@flagagency.it e per le telefonate: usiamo i dati che ci dai solo per risponderti.

Se usi la chat dei moduli su misura

Nella pagina Moduli PrestaShop su misura puoi descrivere il modulo che ti serve a un assistente AI: è un programma, non una persona. Quello che scrivi in chat (la descrizione del modulo, le versioni di PrestaShop e PHP, i programmi da collegare, l’urgenza e, alla fine, nome, email e/o telefono) viene inviato a Anthropic PBC (Stati Uniti), il fornitore del modello di intelligenza artificiale, che lo elabora per nostro conto solo per generare le risposte della chat (informativa del fornitore).

Quando la richiesta è completa, l’assistente ne fa un riassunto che salviamo come le richieste dei moduli, con nome e recapiti: lo legge una persona del team per risponderti. La conversazione completa resta sul nostro server solo mentre chatti: si cancella dopo 2 ore di inattività e comunque entro 24 ore. Nel registro del pannello non scriviamo mai il testo della chat. Non scrivere in chat password, accessi al negozio o dati di pagamento. Se non vuoi usare l’assistente, c’è sempre il modulo classico, che non passa dal fornitore AI.

Se usi l’analisi gratuita dell’accessibilità

Nella pagina Accessibilità del sito web scrivi l’indirizzo di un sito: il nostro server scarica quella pagina pubblica (e, se c’è, la pagina della dichiarazione di accessibilità) e la controlla. Non ti chiediamo dati personali e non salviamo l’indirizzo completo analizzato: per le statistiche del servizio salviamo solo il dominio (per esempio negozio.it), con data, lingua, punteggio, esito dei controlli e se poi ci hai scritto; questi dati si cancellano da soli dopo 24 mesi. Per evitare abusi contiamo le analisi che arrivano dallo stesso indirizzo IP, conservato solo come impronta non reversibile per 60 minuti.

Se poi chiedi il report completo con il modulo sotto il risultato, salviamo nome, email, telefono (se lo scrivi), indirizzo del sito, il pacchetto che ti interessa e il tuo consenso, come le altre richieste. Il nostro server di analisi apre alcune pagine pubbliche del sito con un browser automatico: a quel server mandiamo solo l’indirizzo del sito, mai i tuoi dati. Il report è su una pagina privata, raggiungibile solo con il link che ti mandiamo via email, valido 90 giorni.

Cookie e archiviazione nel browser

Il sito usa solo archiviazione tecnica nel browser e, solo se accetti, strumenti di misurazione. Trovi l’elenco completo, con nomi e durate, nella cookie policy.

Perché li usiamo e su quale base

Il GDPR chiede di dire per ogni uso dei dati la sua “base giuridica”, cioè il motivo che lo rende lecito. Eccoli, in chiaro.

Quando usiamo il legittimo interesse abbiamo verificato che non pesa sui tuoi diritti: usiamo pochi dati e per poco tempo. Puoi comunque opporti.

Non usiamo i dati dei moduli per mandarti newsletter o pubblicità e non li vendiamo. L’unico servizio di intelligenza artificiale che riceve dati dal sito è l’assistente della chat dei moduli su misura, e solo per quello che scrivi lì; i dati dei moduli classici non li passiamo a servizi di intelligenza artificiale.

Devi per forza darci i dati?

No, nessuno ti obbliga. Ma senza i campi obbligatori del modulo (nome e un modo per ricontattarti) non possiamo risponderti né valutare la tua candidatura. I campi facoltativi ci aiutano a darti una risposta più precisa: se preferisci, lasciali vuoti.

Per quanto tempo li teniamo

Richieste arrivate dai moduli (preventivi, assistenza, analisi social, contatti)

365 giorni dalla ricezione, poi il sistema le cancella in automatico. Se nel frattempo diventi cliente, i dati passano al contratto e li teniamo per il tempo previsto dalla legge (per esempio 10 anni per i documenti contabili).

Candidature all’AI Academy

365 giorni dalla ricezione, come le altre richieste. Se non vieni selezionato e vuoi che cancelliamo prima la candidatura, basta chiederlo.

Candidature di lavoro e CV

12 mesi dalla ricezione, poi il sistema cancella in automatico la candidatura e il file del CV. Se non vieni selezionato e vuoi che cancelliamo prima, basta chiederlo.

Email di avviso che il team riceve per ogni richiesta

Il team riceve una copia della richiesta nella casella info@flagagency.it. Le cancelliamo con la stessa regola dei moduli.

Conversazione con l’assistente della chat dei moduli

Sul nostro server: cancellata dopo 2 ore di inattività e comunque entro 24 ore. Il riassunto della richiesta, con nome e recapiti, si conserva come le altre richieste dei moduli. Presso il fornitore AI:

Analisi dell’accessibilità

L’indirizzo completo analizzato non si conserva; dominio ed esiti per le statistiche si cancellano dopo 24 mesi; il link privato del report scade dopo 90 giorni; l’impronta dell’IP per il limite di analisi si cancella dopo 60 minuti.

Chat WhatsApp ed email che ci mandi direttamente

Il tempo necessario a rispondere e a seguire la richiesta.

Log del server

Per il tempo previsto dal fornitore di hosting per motivi di sicurezza.

Impronta dell’indirizzo IP per il limite di invii

15 minuti.

Scelta sui cookie

180 giorni, nel tuo browser: poi te la richiediamo.

Se ci chiedi di cancellare i tuoi dati prima, lo facciamo senza aspettare le scadenze (salvo obblighi di legge).

Chi altro può vederli

I dati li vedono solo le persone del team di Flag che devono risponderti, con un accesso personale e protetto da password. Per far funzionare il sito ci appoggiamo ad alcuni fornitori, che trattano i dati per nostro conto come responsabili del trattamento (art. 28 GDPR), con un contratto che li obbliga a proteggerli:

• Hosting: il fornitore che ospita il sito, i moduli e il loro archivio.
• Posta elettronica: il servizio che gestisce la casella info@flagagency.it e le email di avviso.
• Tag Manager Head: strumento attivato dal nostro pannello, solo se accetti i cookie.
• Tag Manager Body: strumento attivato dal nostro pannello, solo se accetti i cookie.
• Intelligenza artificiale: Anthropic PBC (Stati Uniti), solo per i messaggi che scrivi nella chat dei moduli su misura.
• Consulenti (per esempio il commercialista) solo se diventi cliente e solo per gli obblighi di legge.

WhatsApp (Meta) non è un nostro fornitore per il sito: se scegli di scriverci lì, tratta i tuoi dati come titolare autonomo. Lo stesso vale per i social network, se apri i nostri profili. I tuoi dati non vengono diffusi né venduti. Potremmo doverli dare alle autorità solo se la legge lo impone.

Trasferimenti fuori dall’Unione europea

I dati dei moduli restano nell’Unione europea: sono sul server del nostro hosting.

Se usi la chat dei moduli su misura, quello che scrivi viene elaborato da Anthropic PBC negli Stati Uniti: è un trasferimento fuori dall’Unione europea, che avviene con le garanzie previste dal GDPR (clausole contrattuali tipo della Commissione europea nel contratto con il fornitore). Il modulo classico e l’analisi dell’accessibilità non trasferiscono dati fuori dall’Unione.

Se ci scrivi su WhatsApp, Meta può trasferire i dati negli Stati Uniti: lo fa con le garanzie descritte nella sua informativa (EU-U.S. Data Privacy Framework e clausole contrattuali tipo della Commissione europea).

Profilazione e decisioni automatiche

Non facciamo profilazione e non prendiamo decisioni basate solo su un trattamento automatico. Ogni richiesta e ogni candidatura la legge e la valuta una persona del team.

Come proteggiamo i dati

• Il sito funziona solo in HTTPS: quello che invii viaggia cifrato.
• L’archivio delle richieste sta fuori dalla parte pubblica del server e non si raggiunge dal web.
• I CV hanno un nome casuale, stanno nella stessa area protetta e si scaricano solo dal pannello, dagli amministratori: nessun link pubblico. Il server controlla che il file sia davvero un PDF.
• All’area riservata accedono solo le persone del team, con credenziali personali, blocco dopo troppi tentativi sbagliati e uscita automatica dopo un periodo di inattività.
• Il registro delle attività del pannello non contiene i dati personali delle richieste.

I tuoi diritti e il reclamo al Garante

In ogni momento puoi chiederci, gratis:

• accesso: sapere se abbiamo tuoi dati, quali sono e riceverne una copia (art. 15);
• rettifica: correggerli o completarli (art. 16);
• cancellazione: farli cancellare (art. 17);
• limitazione: farci sospendere l’uso dei dati in alcuni casi (art. 18);
• portabilità: riceverli in un formato leggibile da un computer, per darli a qualcun altro (art. 20);
• opposizione: opporti agli usi basati sul nostro legittimo interesse (art. 21);
• revoca del consenso, se ce l’hai dato (per esempio per i cookie di misurazione): senza conseguenze su quello che abbiamo fatto prima della revoca (art. 7).

Per esercitarli scrivi a info@flagagency.it. Ti rispondiamo entro un mese (art. 12). Se non riusciamo a capire chi sei, potremmo chiederti un dato per verificarlo, per evitare di dare i tuoi dati a qualcun altro.

Se pensi che trattiamo i tuoi dati in modo scorretto puoi fare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma, sul sito garanteprivacy.it, o all’autorità di controllo del Paese europeo in cui vivi o lavori. Se vuoi, prima scrivici: proviamo a risolvere insieme.

Minori

Il sito è pensato per aziende e professionisti. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori di 14 anni: se ti accorgi che un minore ci ha mandato i suoi dati, scrivici e li cancelliamo.

Modifiche a questa informativa

Se cambiamo il modo in cui trattiamo i dati (per esempio se attiviamo uno strumento di statistica o cambiamo fornitore) aggiorniamo questa pagina e la data in alto. Per i cambiamenti importanti te lo segnaliamo anche sul sito.